Zgłoszenia zewnętrzne

Informacja dla sygnalistów zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928)

I. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

1. zgłoszenie pisemne:
   1. adres do korespondencji: Starostwo Powiatowe w Grajewie ul. Strażacka 6B 19-200 Grajewo z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie Zewnętrzne – Nie otwierać”;
   2. platforma internetowa: https://app.sygnalista24.info/powiatgrajewski_kz/
2. zgłoszenie ustne:
   1. pod numerem telefonu 538-374-653 - rozmowa nienagrywana, dokumentowana w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny przebieg tej rozmowy, sporządzonego przez Obsługującego zgłoszenie; sygnalista może dokonać sprawdzenia i zatwierdzenia protokołu rozmowy poprzez jego podpisanie,
   2. na wniosek sygnalisty - podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
      • nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
      • protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, przygotowanego przez Obsługującego zgłoszenie. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.

II. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

1. zgłaszający jest osobą fizyczną,
2. zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,
3. informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych, tajemnicy postępowania karnego.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

Przepisy dotyczące ochrony sygnalisty stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.

III. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym 
o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji

1. w przypadku zgłoszenia zawierającego adres do kontaktu osoby dokonującej zgłoszenia Obsługujący zgłoszenie, w formie listownej,  w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia wysyła osobie dokonującej zgłoszenia w formie pisemnej potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub zachodzą uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty,
2. wstępna weryfikacja zgłoszenia polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych,
3. po weryfikacji zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, zostaje wszczęte postępowanie wyjaśniające/działanie następcze, które podejmowane są z zachowaniem należytej staranności, bez zbędnej zwłoki oraz z zachowaniem poufności,
4. Obsługujący zgłoszenie może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji,
5. w uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Obsługujący zgłoszenie może je przekazać jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym lub innej jednostce, której powierzono zadania w drodze porozumienia, z wyłączeniem danych osobowych sygnalisty,
6. podmiot publiczny przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.

IV. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

Zarząd Powiatu Grajewskiego przekazuje sygnaliście informację zwrotną o wynikach postępowania wyjaśniającego oraz podjętych dalszych działaniach następczych w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

W uzasadnionych przypadkach Zarząd Powiatu Grajewskiego przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa wcześniej.

Zarząd Powiatu Grajewskiego informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Informacja zwrotna zawiera informacje o poddaniu zgłoszenia wstępnej weryfikacji. W szczególności informacje dotyczące:

1. spełnienia przez zgłoszenie wymagań ustawy o ochronie sygnalistów dotyczące zgłoszeń zewnętrznych i w związku z tym przyjęciu zgłoszenia do rozpatrzenia,
2. spełnienia wymagań ustawy o ochronie sygnalistów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, i przekazaniu zgłoszenia do organu właściwego do jego rozpatrzenia,
3. niespełnienia wymagań ustawy o ochronie sygnalistów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych i poinformowaniu, że sprawa będąca przedmiotem zgłoszenia może zostać rozpatrzona w trybie odrębnym,
4. braku podjęcia działań następczych ze względu na to, iż sprawa która jest przedmiotem zgłoszenia nie zawiera istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

Zarząd Powiatu Grajewskiego nie realizuje obowiązków informacyjnych wobec sygnalisty, jeżeli nie jest znany jego adres do kontaktu.

V. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Zarząd Powiatu Grajewskiego gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Ochrona poufności, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

VI. Zasady przetwarzania danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych następuje na zasadach  określonych w art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów, a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm. 4) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39).

VII. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Po weryfikacji zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, zostaje wszczęte postępowanie wyjaśniające/działanie następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. 

Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego sporządza się raport, który obejmuje rekomendacje w zakresie załatwienia sprawy. Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

VIII. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających  dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

      W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej.  W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz działań odwetowych dotyczy również :

• osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
• osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Osoby rozważające dokonania zgłoszenia zewnętrznego mogą skorzystać z poufnej porady pod nr telefonu 538-374-653.

IX. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16

1. dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą,
2. w przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania,
3. uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego,
4. sygnalista może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).

X. W przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych zachęcamy do korzystania z obowiązującej w Starostwie Powiatowym w Grajewie procedury zgłoszeń wewnętrznych określonej zarządzeniem Nr 32/2024 Starosty Grajewskiego z dnia 17 września 2024 r. 

XI. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich: 

1. Adres: ul. Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa,
2. Telefon – centrala (22) 55 17 700,
3. Strona internetowa: https://bip.brpo.gov.pl/pl
4. Adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

POUCZENIE

W przypadku ustalenia w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu naruszenia świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę i jako takie skutkować grzywną, karą ograniczenia lub pozbawiania wolności do lat 2.

Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia naruszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody w związku z fałszywym zgłoszeniem.

Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) oraz Uchwałą Nr 34/151/24 Zarządu Powiatu Grajewskiego dnia 16 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, poniżej udostępniamy Państwu link do kanału zgłoszeniowego dla sygnalisty:

https://app.sygnalista24.info/powiatgrajewski_kz

Zachęcamy do zapoznania się z filmem instruktażowym, pn.: „Zgłaszanie naruszeń przez sygnalistę”, prezentującym jak poprawnie dokonać zgłoszenia, który dostępny jest na stronie

https://sygnalista24.info/